Sposarsi alle Hawaii: primi passi

INTRO: SCOPRI SE è DAVVERO LA SCELTA GIUSTA
PRIMI PASSI: TUTTO QUELLO CHE DEVI SAPERE
BUROCRAZIA: PER NON DIMENTICARE NULLA
FORNITORI: A CHI CI SIAMO AFFIDATI
BUDGET: QUANTO ABBIAMO SPESO

Quanto tempo prima

Anche se sposarsi in America è indubbiamente più semplice, bisogna comunque fare i conti con il fatto che una determinata tempistica sia necessaria, sia per risparmiare sull’organizzazione del viaggio, sia per, eventualmente, scegliere una data/location specifiche. Tutto ciò infatti non cambia rispetto all’organizzazione di un matrimonio tradizionale, per cui vi consiglio di muovervi con il consueto anno di anticipo.

L’isola

Alcune considerazioni sulla scelta dell’isola. Le tre isole che vengono scelte maggiormente sono Oahu, Maui, Kauai. Per la scelta dovrete informarvi un po’ online, vedere immagini, leggere opinioni sulle loro caratteristiche. Noi in realtà abbiamo fatto una scelta funzionale, ovvero Oahu, l’isola con l’aeroporto principale: abbiamo optato per quella che forse è considerata la meno romantica. Tuttavia abbiamo pensato che, avendo l’aeroporto principale, tornarci un giorno forse sarà più semplice. Considerate che il viaggio per le Hawaii è uno dei più lunghi che vi possa capitare, sono quasi 24 ore anche perché si trovano esattamente a 12 ore di fuso rispetto all’Italia. Abbiamo quindi considerato sarà sicuramente più comodo (ed economico soprattutto) raggiungere l’aeroporto principale rispetto alle altre isole, benché ci siano voli che partono dagli USA per quasi tutte (Maui e Hawaii Island sicuramente, forse anche Kawaii). Tuttavia Oahu, con Honolulu soprattutto, è anche la più cara per cui fate le vostre considerazioni. Scelta l’Isola potrete partire a cercare i voli e fissare la data e la parte difficile è praticamente conclusa!

I voli 

Sposarsi in America è molto più semplice che in Italia. Trovare una location, che sia spiaggia o hotel, non sarà affatto complicato. Il motivo per cui consigliamo di muovervi con anticipo è l’acquisto dei voli. Considerate di iniziare a monitorarli un anno prima circa, 11 mesi per essere precisi. Le compagnie aeree iniziano a proporre i voli con questo anticipo. Noi per la nostra partenza nel periodo di luglio/agosto 2015 abbiamo prenotato a settembre dell’anno precedente. Prima non troverete nulla sui motori di ricerca però potete già farvi un’idea dell’andamento dei prezzi impostando date ipotetiche. I motori che controllo periodicamente sono: Skyscanner e Google Flights. Tramite questi siti saprete quali sono le compagnie aeree che mettono a disposizione le nuove tariffe (le prime che escono sono molto vantaggiose ma riguardano pochissimi posti quindi dovete essere fortunati) e poi potrete comprare i voli direttamente sul sito della compagnia (opzione che consiglio sempre). Prenotando direttamente con la compagnia avrete ovviamente sia andata che ritorno con loro (o con i partner) e potrete eventualmente usufruire dello stop-over in un’altra città e arricchire il vostro viaggio (per le Hawaii potete considerare uno stop-over a San Francisco, Los Angeles o New York ad esempio)

La data

Anche la data è da riservare con un certo anticipo, soprattutto se ne avete in mente una in particolare. Già, ma la data è da riservare con chi?

Le possibilità sono due.

• La prima è quella di affidarsi ad un’agenzia americana, ce ne sono davvero tantissime e ve ne elenco alcune nella sezione fornitori. Sono tutte più o meno organizzate con un’ampia scelta di pacchetti che partono da cifre davvero ridicole (ovvero poche centinaia di euro), fino a salire (includendo davvero ogni cosa vi venga in mente e ancor di più). Spesso questi pacchetti sono anche personalizzabili aggiungendo e togliendo servizi per cui affidarsi a loro è davvero comodo.
• La seconda possibilità è quella di fare come fareste in Italia (nel caso non vi affidaste a un wedding planner) ovvero contattare singolarmente tutti i fornitori, farvi fare preventivi, ecc, ecc… In questo caso la figura da ricercare per fissare una data è quella del Wedding officiant o anche Wedding minister. Molti di loro hanno un sito web in cui propongono i loro pacchetti. La cosa fondamentale da verificare sempre è quella di assicurarsi che questa persona sia autorizzata dal Department of Health, State of Hawaii. Una lista di officiant autorizzati sarà visualizzabile nel momento in cui compilerete il modulo online, basterà cercare il nome del vostro; nel caso non compaia, invece, vi consiglio di mandare una mail direttamente a questo indirizzo per conferma: webmail@doh.hawaii.gov. Su Google potete appunto cercare direttamente il nominativo e vedere se ha un sito internet oppure le parole “wedding officiant hawaii”, “wedding officiant nome dell’isola che vi interessa” e via dicendo…

Personalmente questa seconda possibilità non la consiglio perché vuol dire fare davvero tutto da zero trovandosi dall’altra parte del mondo ad organizzare qualcosa che in genere fa impazzire già in Italia. La cosa complicata non è tanto il contattare e cercare i singoli, quanto incastrare tutto quanto, non conoscendo i luoghi e i tempi di una cerimonia che è comunque pur sempre diversa dalla nostra e per quanto cercherò di spiegarvi qui, ne avrete un’idea completa solo quando l’avrete vissuta voi in prima persona.

Un altro motivo per cui vi consiglio l’agenzia è che avrete sempre un appoggio alle Hawaii, assistenza per i documenti, qualcuno che può darvi anche informazioni extra rispetto al matrimonio (consigli sugli hotel, sugli spostamenti, sul viaggio, ecc, ecc…). In più, come in tutte le cose, gli americani sono davvero super organizzati, avrete solo l’imbarazzo della scelta tra i mille pacchetti e proposte e soprattutto nulla vi vieta, per esempio, di prenotare un pacchetto base che non include il fotografo e contattarne uno personalmente perché magari avete visto da un’altra parte delle foto bellissime e volete proprio quel fotografo a immortalare il vostro giorno speciale. In questo modo potrete occuparvi solo in parte di alcuni dettagli, ma sempre con il supporto di qualcuno in loco.

L’agenzia

In Italia non ci siamo appoggiati a nessuna agenzia di viaggi. Abbiamo cercato invece un’agenzia che si occupa di matrimoni o wedding planner in loco ed è stata la parte più difficile di tutta l’organizzazione. Che operano soltanto alle Hawaii ce ne sono davvero tante. Alcune sono vere e proprie aziende con liste di fornitori e molti contatti, altre sono formato famigliare, del tipo che la moglie è l’officiant e il marito il fotografo e si avvalgono di altri collaboratori (spesso i figli) ma non pensate che il risultato sia qualcosa di lasciato al caso o di improvvisato (gli americani non lo fanno mai!!!), al massimo possono esserci stili diversi nelle proposte e questo influenzerà nella scelta in base ai gusti, ma i risultati sono ottimi.

Non si può generalizzare ma io mi baso spesso sul primo impatto del sito internet: se già non hanno un sito ma solo dei contatti mail o telefonici non li prenderei in considerazione soprattutto per una questione logistica, perché sarà difficile valutare come saranno le foto, il video, i fiori, l’allestimento, ecc, ecc…

Dovendo organizzare tutto online, il sito internet rappresenta molto nel momento di dover effettuare la scelta. Senza considerare che dal sito potete capire molto anche per quanto riguarda lo stile.

L’interminabile elenco di agenzie, officiant e hotel (perché anche molti resort offrono il loro supporto per organizzare il matrimonio nelle loro location/spiagge tramite wedding planner del loro staff) si trova sul sito gohawaii.com. Nella sezione Experiences: weddings and honeymoons vedrete che sono indicate tutte le isole: KAUAI, OAHU, MOLOKAI, LANAI, MAUI, HAWAII ISLAND con i link a diversi partner per l’organizzazione di matrimoni suddivisi per isola appunto. Un’ulteriore ricerca potete farla direttamente su Google usando parole chiave come “nome dell’isola che vi interessa wedding” oppure “Hawaii wedding”.

Per comodità ne ho selezionate alcune di quelle che ai tempi mi avevano colpito e tra le quali ho poi trovato quella a cui ci siamo affidati. Le trovate qui.

Cosa valutare nella scelta dell’officiant o dell’agenzia:

• l’Officiant stesso: ricordatevi che da lui dipenderà la cerimonia, il modo migliore per farsi un’idea è quello di vedere dei brevi filmati che spesso caricano online, sul loro sito, su quello dell’agenzia o su youtube.
• il fotografo: le fotografie saranno il ricordo più bello dopo l’esperienza che avrete vissuto in prima persona per cui è importante che il fotografo riesca a catturare e raccontare quel momento proprio come voi l’avevate immaginato. Se scegliete un pacchetto tramite agenzia non è detto che vi venga fornito il nome del fotografo perché spesso si avvalgono di diversi nominativi e quello assegnato a voi sarà deciso solo più tardi oppure cambiato all’ultimo momento, tutto è possibile. Quello che dovete valutare quindi è che vi piaccia l’esempio delle foto che mostrano sul sito! In base a quello potrete selezionare diversi set, diverse tipologie di foto che vi piacciono e chiedere al fotografo il giorno stesso o all’agenzia i giorni prima, di riproporre quegli scatti con voi con gli stessi effetti.
• la location: su ciascuna isola ci sono spiagge e location classiche di cui molte agenzie fanno uso. In ogni caso ricordate che le spiagge sono tutte pubbliche e che la tariffa di noleggio è di 20$ per cui, se ce ne fosse una che vi piace particolarmente, potete provare a proporla all’agenzia o all’officiant. Tenete presente comunque che quelle selezionate in genere sono le più belle e particolari per cui non dovreste avere problemi da questo punto di vista. Difficile trovare spiagge brutte alle Hawaii!
• i pacchetti: qui dovete trovare il connubio tra ciò che vi interessa includere nel pacchetto e la cifra che siete disposti a spendere. Il “pacchetto perfetto” contribuirà notevolmente nella scelta dell’agenzia perché vi semplificherà notevolmente le cose. Per darvi un’idea, il pacchetto più semplice conterrà in genere: assistenza nella scelta della location, officiant e cerimonia, certificato di matrimonio su carta pergamena e assistenza per il rilascio del certificato ufficiale di matrimonio (dopo la cerimonia). A questo, pacchetti più completi includeranno via via una cerimonia più articolata (rito delle collane di fiori, rito della sabbia, benedizione dei bambini in caso ci siano i vostri figli – gli americani lo fanno spesso anche perché spesso con questi riti rinnovano le promesse di matrimonio, …), fiori, bouquet, leis, fotografo e stampa foto, più di una location per le foto, video, torta, champagne per il brindisi, musica, live streaming, limousine o trasporto, assistenza con i documenti dopo il matrimonio, capelli e make-up, ecc, ecc…

Scelta l’agenzia, fissata la data e prenotati i voli, beh, consideratevi già sposati! Ora inizia il divertimento ovvero potrete occuparvi dei dettagli per quel giorno, del viaggio e della vacanza. C’è una piccola parte burocratica da sbrigare, molto più semplice di quella italiana, per cui leggete qui.